Cuando los Planners se van, ¿Qué se llevan?

Las personas de una organización se mueven de puesto o de trabajo, a pesar de que hay algunas personas que pareciera que han estado en la empresa toda la vida, en algún momento se mueven. Ya sea por ser promovidas, por encontrar nuevas oportunidades o por que se retiran, sería realmente ingenuo pensar que no debo preparar a mi organización para que esto suceda. Estamos consientes de que todas las posiciones de una organización son importantes, pero en el caso de los planners de demanda o de suministro, es realmente crítico. De ellos dependen que las operaciones se orquesten de forma ordenada, "Son el centro neurálgico de las operaciones" decía el Director General de una empresa llantera en México. Planeación se supone es el departamento que coordina una serie acciones que alinean la demanda con el suministro. Cuando estas personas se mueven de empresa o son promovidas, hay algunas cosas que debemos considerar para hacer frente a esta situación, y sobre todo, si en la organización se utiliza Excel para planear:

1. La hoja de cálculo. Típicamente las personas hacen su propia hoja de trabajo, la persona que lo hizo es la única que la entiende, por ende la persona se va, se va con todo y hoja a pesar de que se la entregue a su sucesor, es normal que el sucesor termine por hacer su propia hoja de cálculo o nunca termine de entender que es lo que hacen todas esas macros y fórmulas que su antecesor construyó. Esto se traduce en riesgo para el suministro y por supuesto un efecto no deseado en el inventario, por un tema de herramienta.
2. El "feeling". El feeling es algo que es muy apreciado en las organizaciones que son demasiado empíricas para el tema de planeación. Es ese conocimiento acerca de cómo se mueven los materiales o los productos derivado de la experiencia de tanto tiempo en planeación. Cuando este planner se va, se va con todo y la hoja de cálculo y "feeling". Esto tiene un efecto similar en los inventarios como en el punto anterior, pero sobre todo en el nivel de servicio a los clientes ya que el que hacía las mejores proyecciones empíricas se fue.
3. El único y la experiencia. Esto sucede cuando pareciera que el planner es inmovible, o al menos eso piensan los jefes, es el único capaz de orquestar la reposición de los inventarios y/o de la programación de la planta. Es realmente inquietante pensar que se enferme o se vaya de vacaciones. Hemos visto a lo largo de nuestro contacto con decenas de empresas que existe éste personaje en algunas de ellas, en mas de las que imaginamos. Muchos de ellos tienen que trabajar durante sus vacaciones, incluso estando en el hospital (historia verdadera). Es absurdo, pero no lo hace menos cierto. Estas personas por lo regular no son promovidas debido a este fenómeno, muchos tienen mas de 10 años en el mismo puesto sin ningún indicio de que pudieran ser promovidas a otras actividades o niveles jerárquicos. Y así mismo suele convertirse en un cuello de botella en la organización cuando de innovar se trata, puesto que "siempre se ha hecho así" es la principal bandera ante cualquier intento de cambio en los procesos.

Quizá sobre decir que la manera de ser ágil en poder sustituir un planner, es una estrategia que toma su tiempo, podemos recomendar algunas acciones sencillas que no necesariamente son gratis, pero en un momento dado, tendrán un retorno de su inversión:

1. Mantenga sus procesos de planeación con prácticas estándares, algo que puede ayudar es tener a sus planners certificados por alguna institución educativa en la materia, tales como APICS, IBF, etc.
a. Esto definitivamente ayudará a que el próximo planner entienda rápidamente como funciona su empresa y se tope con muy pocas sorpresas.
2. Use herramientas especializadas en planeación, las hojas de cálculo tienen sus riesgos.
a. Las herramientas especializadas en planeación de la cadena de suministros normalmente están alineadas con las mejores prácticas, gestionan las variables que típicamente están involucradas en procesos estándares y en combinación con el punto anterior, será mas sencillo reemplazar un planner, basta con capacitarle en el uso de la herramienta.

Espero que éstas ideas puedan aportar a tener una perspectiva sobre un aspecto que podríamos pasar por alto, pero considere que los planners se encargan de tener el producto correcto, en las cantidades correctas y en el momento correcto. Sin exagerar, podemos afirmar que gran parte del capital de trabajo de su negocio y de la satisfacción del servicio a sus clientes están en sus manos, no es poca cosa.